Olipa hyvä, että tavattiin

Messutapahtumat näytteilleasettajan näkökulmasta osa 2

Aloitin torstaina pienen juttusarjan matkastani näytteilleasettajaksi Suomen Häämessuille Jyväskylään 21.1. Ensimmäinen osa sarjaa luettavissa täällä. Viime kirjoituksessani jo mainitsinkin, että näytteilleasettajan messukokemushan ei suinkaan ala messuaamuna tai pääty siihen iltaan. Oma messuosallistumiseni tuli yllätyksenä itsellenikin ja varsinainen päätös osallistumiseen syntyi vasta aikalailla kuukausi ennen messuja. Tällainen varoaika messuille lähdössä on aika lyhyt, mutta uskoin silti onnistuvani tässä hyvien tukijoukkojen avulla 🙂 .

Tässä tekstissä avaan hiukan sitä, että mitä messut omalla kohdallani ovat vaatineet ja mitä vaativat. Työmäärä on yllättävän iso, kun sitä itsekin katsoo näin ihan ylös kirjoitettuna.

 

Mitä olen tehnyt tähän mennessä?

Mm. tältä näyttävät kahden visualistin välillä käydyt ideointiviestit kuvin. Eikö näytäkin selkeältä !

 

  • Budjetoinut

Kuten jo aiemmassa kirjoituksessani kerroin, vaatii etenkin pieneltä yritykseltä messuille lähtö budjetointia. Osaston lisäksi pitää olla rahaa myös osaston kasaamiseen ja vaikka kuinka käyttäisi luovuutta ja tekisi itse, niin silti jotain ostettavaakin aina jää. Oman budjettini voin paljastaa olevan pieni, otimme ”kakkosvisualistini” Jennin kanssa haasteen vastaan koittaen tehdä mahdollisimman näyttävän osaston mahdollisimman pienellä budjetilla. Tavoitteenamme on siis kaunis ja näyttävä osasto, mutta ilman turhia ostoksia: kaikki tarvittava hankitaan, mutta paljon panostamme kierrrätyksen ja itse tekemisen voimaan. Onnekseni omassa lähipiirissäni on valtavasti käsistään käteviä ihmisiä, eikä ihan kaikkea tarvitse osata itse.

  • Tehnyt visuaalisen suunnitelman

Päävärit, materiaalit ym pääelementit on osastolle päätettynä. Nämä linjasimme heti aluksi, jotta osaston rakentaminen näiden ympärille olisi helpompaa, kuin poukkoilla ympäriinsä ja ihastua jokaiseen hyvään ideaan (tässä kohtaa Pinterest on ihastus ja vihastus 😀 )

  • Valmistellut materiaaleja

Kuvien käsittelyä ja teettämistä, graafisten tuotteiden viimeistelyä ja teettämistä, esillepanojen suunnittelua, tarjouspyyntölomakkeita, hinnastoja, infolehtisiä..

  • Valmistellut ohjelmaa

Omalle osastolleni tulee sekä paikan päällä tapahtuvaa arvontaa, että tapahtuman jälkeen tapahtuva pääarvonta, joissa molemmissa palkinnoissa on mukana upea Eiri Kehykset. Vaikka minulle messuilla tärkeintä on asiakkaiden kohtaaminen ja uusien ihmisten tapaaminen, koen silti että myös pieni oheisohjelma on tarpeellista: arvonnat ja kilpailut kiinnostavat itseänikin messuvieraana!

  • Ollut yhteydessä eri sidosryhmiin

Messuille osallistumisestahan ei ole mitään hyötyä, ellei kukaan tiedä, että olen siellä. Olen ottanut yhteyttä yhteistyökumppaneihin ja yrityksiin, ollut tiiviisti messujärjestäjien kanssa tekemisissä, koittanut jo hiukan informoida asiakkaitani että minut tapahtumasta löytää 🙂 .

  • Markkinoinut

Markkinointiin kuuluu sidosryhmien yhteydenpidon lisäksi tottakai varsinainen markkinointi mainoksin ja ilmoituksin. Olen blogannut paljon eri tahoille, juttujani löytää Suomen Häämessujen blogista ja kohta Eiri Kehykset Oy:n blogista sekä tietysti täältä omastani. Olen somettanut, infonnut asiasta kaikille Facebookissa ja Instagramissa sekä järjestänyt jo ennalta pääsylippuarvontaa (johon muuten ehdit osallistua vielä täällä 😉 !)

Mitä on vielä tekemättä?

 

  • Osaston varsinainen testikasaus

Osastoni koostuu useasta elementistä ja ennen messupäivää se pitää vielä testikasata. Näin ehditään tekemään muutoksia/korjauksia tarvittaessa.

  •  Iso osa osaston somisteista

Vaikka paljon on tehty, on tekemätöntäkin vielä. Monia somisteita pääsemme tekemään vasta messuja edeltävänä päivänä, mutta kaikki mahdollinen pyritään tekemään jo ennalta.

  • Lopullisten lomakkeiden ja lippulappusten printtaus ja teettäminen oikeaan kappalemäärään

100 mainosta, 200 mainosta, 500 mainosta vai tuhat? Montako arpalippua? Mihin kaikkeen niitä erikoiskuponkeja pitikään laittaa? Viimeisellä viikolla printteri laulaa 🙂

  • Oman esitelmän kasaaminen, oikoluku ja testaus

Lavalla voi olla erikoinen show, ellei sitä ole ennalta suunniteltu. Tiedän jos mistä kerron ja miten, konkreettinen runko ja pohja ehkä kuitenkin pitäisi vielä kasata 😉

  •  Osaston kasaaminen

No niin, messuperjantaina toki pitää sitten vielä kasata tuo osasto lauantaita varten. Tavarat kiikutetaan paikalle, laitetaan esiin, huomataan että jotain puuttuu.. No, toivottavasti ei!

 

Toivottavasti muistin kaiken! Tai ehkä ennemmin pitäisi sanoa: muistan. Kalenteri pursuaa muistilappuja ja tehtävien listaa, joten ihan oman muistini varaan en ole (uskaltanut) kaikkea jättää. Millaisia ajatuksia heräsi, vaikuttaako että homma on hanskassa vai että hanskat ovat ennemminkin hukassa 😀 ? Mistä asioista sinä messuvieraana pidät: millaisista osastoista pidät, tai millaisia näytteilleasettajia/henkilöitä messuilta normaalisti etsit?

Nyt pitää jatkaa, palataan taas!

-Jenni

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *